Teknik serviste fatura çoğu zaman tek bir satış satırından değil, bir iş emrinden doğar: Bir ekran, bir batarya, bir saatlik işçilik ve belki bir indirim. Bu kalemlerin faturaya eksiksiz ve doğru tutarla aktarılması, e-Fatura ya da e-Arşiv kullanılıyorsa belgenin doğru türde kesilmesi gerekir. Yanlış türde kesilen ya da iki kez gönderilen bir belge, hem müşteriyle hem mali müşavirle gereksiz yazışmalara yol açar.
Bu yazıda e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki farkı, teknik serviste faturanın ne zaman ve nasıl kesileceğini, belge türünün nasıl belirlendiğini ve sık yapılan hataları sade bir dille anlatıyoruz. Yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışmanızı öneririz.
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark
Her ikisi de elektronik ortamda düzenlenen faturalardır; aradaki temel fark alıcıdır. e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Fatura sistemine kayıtlı iki taraf arasında düzenlenir ve alıcıya bu sistem üzerinden ulaşır. Alıcı sisteme kayıtlı değilse, örneğin nihai tüketiciyse ya da e-Fatura kullanmayan bir işletmeyse, fatura e-Arşiv olarak düzenlenir.
| Konu | e-Fatura | e-Arşiv |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura sistemine kayıtlı mükellef | Sisteme kayıtlı olmayan kişi ya da işletme |
| Teslim yolu | GİB sistemi üzerinden alıcının posta kutusuna | Elektronik ortamda ya da kâğıt çıktı olarak |
| Teknik serviste tipik örnek | Kurumsal müşteri, site yönetimi, şirket | Bireysel müşteri |
Teknik servislerde iki tür de günlük hayatın parçasıdır: Bireysel müşteriye kesilen faturalar genellikle e-Arşiv, e-Fatura kullanan kurumsal müşterilere kesilenler e-Fatura olur. Bu yüzden servis programının alıcıya göre doğru türü seçebilmesi önemlidir.
Kimler e-Fatura ve e-Arşiv kullanmak zorunda?
e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş yükümlülüğü ciro, sektör ve faaliyet türüne göre GİB düzenlemeleriyle belirlenir; eşikler ve kapsam zaman içinde değişebilir. Bu nedenle bu yazıda belirli rakamlar vermiyoruz. Yükümlü olup olmadığınızı ve geçiş tarihinizi mali müşavirinizle teyit edin.
Yükümlü olmasanız da sisteme gönüllü olarak geçmek mümkündür. Kurumsal müşterisi çok olan servisler, faturaların elektronik ortamda hızlıca ulaşması ve arşivleme kolaylığı nedeniyle bu yolu tercih edebilir. Geçişten sonra belge düzenleme ve saklama kurallarının değiştiğini unutmayın; ayrıntıları mali müşavirinizle konuşun.
Teknik serviste fatura ne zaman ve nasıl kesilir?
Teknik serviste fatura genellikle iş tamamlandığında ya da cihaz teslim edildiğinde kesilir. Kurumsal müşterilerde iş birkaç gün sürse de fatura teslimle birlikte düzenlenir ve ödeme çoğu zaman vadeli yapılır. Önemli olan, faturadaki kalemlerin iş emrindeki gerçek işlemle birebir aynı olmasıdır.
Bunun için şu düzeni uygulayın:
- Kalemleri ayrı yazın. Parça ve işçilik ayrı satırlarda yer almalı; birim fiyat ve miktar açıkça görünmelidir.
- İndirimi ayrı gösterin. İndirim, kalem fiyatlarından gizlice düşülmek yerine ayrı bir satır olarak gösterildiğinde KDV matrahı açıkça anlaşılır.
- Alıcı bilgilerini önceden tamamlayın. Kurumsal müşterinin unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası müşteri kartında hazır olmalıdır.
- İş emri numarasını faturaya bağlayın. Fatura açıklamasında iş emri numarasının yer alması, sonradan yapılan itirazlarda kaydı bulmayı kolaylaştırır.
Garanti kapsamında ücretsiz yapılan işler ile kapora ya da ön ödeme alınan işler ayrıca düşünülmelidir. Bu durumlarda nasıl belge düzenleneceğini mali müşavirinizle önceden netleştirin ve iş emrine kısa bir not düşün; sonradan sorulduğunda kaydın açıklaması hazır olur.
Faturayı iş emrinden elle yeniden yazmak hem zaman kaybıdır hem de hata kaynağıdır. Servis programının faturayı iş emrinin kalemlerinden kendiliğinden oluşturması, en sık yapılan tutar hatalarını ortadan kaldırır.
Entegratör, portal ve servis programı: kim ne yapar?
Elektronik belge, GİB sistemine doğrudan ya da bir özel entegratör üzerinden iletilir. GİB'in portal hizmeti küçük işletmeler için bir başlangıç yolu sunar; özel entegratörler ise belge gönderimini, arşivlemeyi ve alıcı sorgularını kendi altyapılarıyla yürütür. Hangi yolun uygun olduğu belge sayınıza ve iş düzeninize bağlıdır.
Entegratör seçerken belge başına ya da paket bazlı ücretlendirmeyi, test ortamı olup olmadığını, belgelerin ne kadar süre ve nerede arşivlendiğini, destek kanallarını ve kullandığınız servis programıyla bağlantının nasıl kurulduğunu sorun. Gönderimin bir programlama arayüzüyle mi yoksa başka bir yöntemle mi yapıldığı, bağlantının ileride ne kadar dayanıklı olacağını da etkiler.
Servis programının görevi belgeyi kendisi kesmek değil, belgenin doğru veriyle hazırlanmasını ve seçtiğiniz entegratöre iletilmesini sağlamaktır. Bu yüzden program seçerken "e-Fatura var" ifadesiyle yetinmeyin; programın hangi entegratörle gerçekten çalıştığını, gönderimin nasıl sonuçlandığını ve hata durumunda ne olduğunu sorun.
Belge türü nasıl belirlenir? Alıcı sorgusu
Bir faturanın e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağını belirlemenin doğru yolu, alıcının vergi numarası ya da kimlik numarasıyla GİB kayıtlarını sorgulamaktır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa belge e-Fatura olarak, alıcının posta kutusu adresine gönderilir; kayıtlı değilse e-Arşiv olarak düzenlenir.
Elle tür seçimi en sık hata kaynağıdır. Geçen yıl e-Fatura kullanmayan bir müşteri bu yıl sisteme geçmiş olabilir; ona e-Arşiv kesmek düzeltme gerektirir. Programın sorguyu her gönderimde kendiliğinden yapması bu hatayı önler. Sorgunun doğru çalışması için müşteri kartındaki vergi numarasının eksiksiz olması gerekir.
Mükerrer fatura ve belirsiz sonuç riski
Elektronik belge gönderiminde en tehlikeli durum, gönderim sırasında bağlantının kopması ya da zaman aşımı yaşanmasıdır. Program "gönderilemedi" sanabilir ama belge karşı tarafta kesilmiş olabilir. Bu durumda gönderimi otomatik olarak tekrarlamak aynı işlem için iki resmi fatura oluşturur.
Doğru yaklaşım, sonucu belirsiz kalan gönderimi ayrı bir durumda tutmak ve otomatik tekrarı durdurmaktır. Yetkili kişi entegratör portalını kontrol eder; belge kesilmemişse gönderimi elle tekrarlar. Her belgenin benzersiz bir kimlik numarası (ETTN) taşıması ve bu numaranın saklanması da mutabakatı kolaylaştırır.
Sık yapılan hatalar ve kontrol listesi
- Kurumsal müşterinin vergi numarası eksik ya da hatalı girildiği için yanlış belge türü seçmek
- İndirimi kalem fiyatlarına dağıtıp faturada görünmez hâle getirmek
- Faturayı iş emrinden bağımsız yazıp parça ya da işçilik kalemini unutmak
- Belirsiz sonuçlanan bir gönderimi portalı kontrol etmeden tekrar göndermek
- Aynı iş emri için ikinci bir fatura oluşturmak
- Kesilen faturanın tahsilatını iş emrine ve cari hesaba işlemeyi unutmak
Hatalı kesilmiş bir belgenin düzeltilmesi, belge türüne ve alıcının durumuna göre farklı yollarla yapılır ve çoğu zaman zahmetlidir. Bu yüzden en iyi çözüm, hatayı belge kesilmeden önce önlemektir.
Bu hataların çoğu, faturanın iş emrinden üretilmesi, alıcı sorgusunun programa bırakılması ve iş emri başına tek aktif fatura kuralıyla önlenebilir.
SerPro'da iş emrinden e-Belgeye
SerPro teknik servis yazılımında fatura, iş emri ekranındaki Fatura Oluştur düğmesiyle iş emrinin parça ve işçilik kalemlerinden oluşturulur; indirim, KDV matrahı ve KDV ayrı gösterilir. Her iş emri için tek aktif fatura bulunur. Fatura ödendi olarak işaretlendiğinde kalan tutar finans kayıtlarına işlenir.
e-Belge gönderimi İşNet'in NetteFatura hizmetiyle yapılır. Ayarlar'daki e-Fatura / e-Arşiv Entegrasyonu bölümünde portal giriş bilgileriniz (VKN/TCKN ve şifre) ile firma numaranız tanımlandığında, e-Belge Gönder düğmesi alıcının e-Fatura kaydını sorgular ve belgeyi buna göre e-Fatura ya da e-Arşiv olarak keser. Sonucu belirsiz kalan gönderim "belirsiz" durumuna alınır ve otomatik tekrarlanmaz; portal kontrol edildikten sonra yönetici gönderimi elle yineler. Gönderilen belgenin UBL-TR XML dosyası indirilebilir.
Muhasebe ekranındaki KDV özeti, kesilen faturaların KDV tutarını dönem bazında toplar; indirilecek KDV'yi içermediği için beyanname yerine geçmez, mali müşavirinizle paylaşacağınız bir özet olarak kullanılır. Fatura ve e-Belge ekranlarını SerPro ürün sayfasındaki görsellerde inceleyebilirsiniz. Başka bir entegratörle çalışıyorsanız durumunuzu demo ve teklif talebinizde belirtin, birlikte değerlendirelim. Müşteri bilgilendirme tarafını servis takibi yazımızda, program seçim ölçütlerini ise seçim rehberimizde bulabilirsiniz.