Bir odanın günlük işi çoğu zaman dağınık yürür: üye sicili bir programda, gelen-giden evrak ayrı bir defterde, taranan belgeler ortak klasörlerde, akreditasyon delilleri e-posta eklerinde durur. KozData bu parçaları tek veritabanında birleştirir. Evrak kaydından ilgili üyeye ve firmaya, evraktan Yönetim Kurulu gündemine, üye kartından hakkındaki kararlara ve taranmış dosyasına tek tıkla geçilir.
Ürünün merkezinde dijital arşiv vardır. Üye ve firma dosyaları klasörlere ayrılır; bir kayda bağlı olmayan kurumsal belgeler için Arşiv Gezgini'nde yıl ve konu bazında iç içe dizinler kurulur. Taranmış PDF ve görüntüler OCR ile metne çevrilir; arama Türkçe karakter farkını gözetmez ve sonucu sayfa numarası ile alıntıyla gösterir. Bir belgeyi kimin yüklediği, görüntülediği, indirdiği ya da taşıdığı belge geçmişinde tarih ve IP adresiyle tutulur.
Mevzuat kuralları ekranlara işlenmiştir. Evrak numarası yön bazında her yıl yeniden başlar, askı ve terkin kararları karar defterine bağlanır, vadesi geçmiş borcu olan ya da askıdaki üyeye faaliyet belgesi düzenlenmez, gecikme zammı ödeme günü hesaplanır, seçmen listesinde altı ay grup değişikliği kuralı uygulanır. Ticaret sicil işlem dosyası başvurudan dosyalamaya kadar tanımlı durum adımlarıyla ilerler.
Akreditasyon hazırlığında KozData; kriter puan kartı, seviye hesabı, kriter bazında delil arşivi, eylem planları ve hizmet süreleri raporuyla öz değerlendirmeyi sistem kayıtlarına dayandırır. Akreditasyon kararını TOBB verir; yazılım bu sürecin kayıtlarını düzenli ve izlenebilir tutar.
- Her kuruma ayrı kurulum, ayrı veritabanı ve ayrı belge arşivi
- Rol ve izin bazlı yetki, iki adımlı doğrulama, denetim izi
- Eski yazılımdan CSV ile üye listesi ve devir borcu aktarımı
- Kurulum, personel eğitimi ve destek Koznet Bilişim'den
