Tarım ve yem bayiliğinde bazı satışların fiyatı satış günü belli değildir. Çiftçi yemi, gübreyi ya da tohumu bugün alır; bedeli hasatta, o günün ürün fiyatıyla konuşulur. Tersi de olur: Çiftçi hasat ettiği buğdayı ya da arpayı bayiye teslim eder, karşılığını zaman içinde yem ve girdi olarak alır. Bu düzenin adı bölgeden bölgeye değişse de bayilerin çoğu buna emanet der.

Emanet, güvene dayalı ve iki taraf için de işe yarayan bir düzendir. Ancak takibi zordur; çünkü ortada bir TL tutarı değil, çuval, kilogram ya da ton cinsinden bir miktar vardır. Bu rehberde emanet ürün takibinin nasıl doğru yapılacağını, en sık yapılan hataları ve hasatta fiyatlandırmanın adımlarını anlatıyoruz. Son bölümde, emanet modelini merkeze alan KozPos Satış programında bu akışın nasıl işlediğini göreceksiniz.

Emanet satış nedir, neden yapılır?

Emanet satışta mal teslim edilir ama fiyat sabitlenmez. Bayinin elinde "Hasan Yılmaz'a 20 çuval besi yemi verildi" bilgisi vardır; bu yemin kaç liraya karşılık geleceği daha sonra belirlenecektir. Çiftçi açısından avantajı, nakit sıkışıklığında hayvanını beslemeye devam edebilmesidir. Bayi açısından ise müşteriyi kaybetmeden satış hacmini korumaktır.

Emanetin bir de ters yönü vardır: Çiftçi ürününü bayiye bırakır, fiyatı daha sonra belirlenir. Bu durumda bayi çiftçiye ürün borçlu hâle gelir. İki yön aynı müşteride, hatta aynı ürün üzerinde bir arada görülebilir.

Ürün borcu ve ürün alacağı: emanetin iki yönü

Emanet hesabını karıştırmamanın ilk adımı perspektifi sabitlemektir. Hesap her zaman müşterinin bakış açısından tutulursa:

  • Ürün borcu: Müşteri bayiye ürün borçludur. Fiyatsız verilen mal bu gruptadır.
  • Ürün alacağı: Müşterinin bayiden ürün alacağı vardır. Çiftçinin teslim ettiği ürün, parası ödenip henüz alınmamış mal ya da yüklemede eksik kalan miktar bu gruptadır.

Aynı ürün için borç ve alacak hareketleri birbirini mahsup eder; ortaya tek bir net bakiye çıkar. Müşteri 40 çuval emanet yem almış, 10 çuvalı geri getirmişse net ürün borcu 30 çuvaldır. Bu net bakiye TL bakiyesinden ayrı izlenmelidir.

Emanet takibinde sık yapılan hatalar

Emaneti tahmini fiyatla TL'ye çevirmek

En yaygın hata, fiyatsız verilen malı o günün fiyatıyla deftere TL olarak yazmaktır. Hasatta fiyat değiştiğinde ya bayi ya müşteri zarar eder; hangi kaydın tahmini olduğu da zamanla unutulur.

Emaneti ayrı bir kâğıtta tutmak

Emanetler çoğu zaman defterin kenarına ya da ayrı bir kâğıda not edilir. Müşterinin TL hesabı ile ürün hesabı farklı yerlerde durunca hesap kapatılırken biri gözden kaçar.

Fiyatlanmadan mahsup etmek

Müşteri emanet aldığı ürünün aynısını getirdiğinde iki kayıt birbirini götürür ve mesele kapanmış gibi görünür. Oysa emanetin verildiği gün ile geri getirildiği gün arasında ürünün değeri değişmiş olabilir. Bu mahsup bilinçli yapılmalı ve kayda geçmelidir.

Yüklemede eksik kalan malı unutmak

Fişte 120 çuval yazılır, araca 100 çuval yüklenir; kalan 20 çuval için "sonra alırım" denir. Bu fark kayda geçmezse ya müşteri zarar eder ya da stok hesabı tutmaz.

Doğru emanet takibinin adımları

  1. Fiyatsız kayıt: Emanet satır, satış fişinde fiyatsız olarak, ürün ve miktarıyla yazılır. Stoktan düşer, müşterinin ürün borcuna eklenir.
  2. Ürün bazlı bakiye: Her müşteri ve her ürün için net bakiye ayrı izlenir; müşteri kartında TL bakiyesiyle yan yana görünür.
  3. Fiyatlandırma anı: Fiyat kesinleştiğinde ürün borcu ya da alacağı belirlenen birim fiyatla TL'ye çevrilir. Ürün bakiyesi düşer, TL bakiyesi aynı tutarda değişir.
  4. Kısmi fiyatlandırma: Emanetin tamamının bir anda fiyatlanması gerekmez; 50 çuvalın 30 çuvalı bugün, kalanı sonra fiyatlanabilir.
  5. Belge: Her fiyatlandırma için bir dekont basılır; müşteri hangi miktarın hangi fiyattan hesaplandığını görür.

Hasatta fiyatlandırma: örnek bir hesap

Bir besici ağustosta 40 çuval, eylülde 30 çuval besi yemini emanet olarak almış olsun. Net ürün borcu 70 çuvaldır. Eylül ortasında 40 çuval için fiyatta anlaşılıyor: çuvalı 800 TL. Fiyatlandırma kaydı yapıldığında 40 çuvallık ürün borcu kapanır, müşterinin TL borcuna 32.000 TL eklenir. Müşteri bu tutarı aynı anda öderse tahsilat da kayda geçer ve TL bakiyesi değişmeden kalır. Geriye 30 çuval açık emanet kalır.

Ters yönde de aynı mantık işler: Çiftçi 8.000 kg arpa teslim etmişse ürün alacağı 8.000 kg'dır. Fiyat kilogram başına 10,90 TL olarak belirlendiğinde ürün alacağı kapanır, çiftçinin TL alacağı 87.200 TL olur. Çiftçi bu alacağın karşılığında yem alır ya da nakit ödeme alır; her hareket aynı cari hesapta görünür.

Bu rakamlar yalnızca hesabın mantığını göstermek için verilmiş örneklerdir; fiyatlar bölgeye ve döneme göre değişir.

Emanet için müşteriyle baştan netleştirilmesi gerekenler

Emanet anlaşmazlıklarının çoğu, kayıttan önce sözlü anlaşmanın belirsiz kalmasından doğar. Emanet verirken ya da çiftçiden ürün teslim alırken şu konuları baştan konuşmak, hasatta yaşanacak tartışmaları büyük ölçüde önler:

  • Fiyatın hangi güne göre belirleneceği: Hasat günü mü, belirli bir tarihteki piyasa fiyatı mı, yoksa iki tarafın o gün anlaşacağı fiyat mı?
  • Ödeme şekli: Emanet karşılığı para olarak mı, ürün olarak mı, yoksa ikisinin karışımıyla mı ödenecek?
  • Kısmi kapatma: Emanetin bir kısmı erken fiyatlanabilecek mi; kalan kısım ne zaman konuşulacak?
  • Ürün teslimi: Çiftçinin teslim ettiği ürünün miktarı hangi tartımla ve hangi belgeyle kayda geçecek?
  • Belge: Her emanet hareketi için müşteriye fiş ya da makbuz verilecek mi?

Bu kararlar yazılı bir sözleşmeye dönüşmese bile, kayıt sırasında açıklama alanına not düşmek ve müşteriye belge vermek, aylar sonra yapılan hesapta iki tarafın da aynı bilgiye bakmasını sağlar.

Depo tarafı: yükleme, eksik yükleme ve ürün teslimi

Emanet ve ürün alacağı yalnızca kasada değil, depoda da yönetilir. Gişede kesilen fişin depoya fiyat bilgisi olmadan gitmesi hem gizlilik hem de pratiklik açısından tercih edilir. Yükleme sırasında üç durum sık yaşanır:

  • Eksik yükleme: Satılan miktarın bir kısmı araca sığmaz ya da müşteri sonra almak ister. Eksik kalan miktar müşterinin ürün alacağına yazılmalı ve stoka geri eklenmelidir.
  • Alacaktan teslim: Müşterinin daha önce ödediği ya da eksik kalan ürünü bu yüklemede teslim edilir. Teslim edilen miktar müşterinin alacağını aşmamalıdır.
  • Düzeltme: Kesinleşmiş bir yükleme sonradan değişirse eski kayıt silinmez; düzeltme ayrı bir sürüm olarak kaydedilir.

Emanet raporları: neyi, ne zaman izlemeli?

Emanet takibinde düzenli bakılması gereken iki liste vardır. Birincisi, hangi müşterinin hangi üründen ne kadar ürün borcu ya da alacağı olduğunu ve son hareketin üzerinden kaç gün geçtiğini gösteren emanet durumu listesidir. Uzun süredir hareket görmeyen emanetler, fiyatlandırma için müşteriyle görüşülmesi gereken kalemlerdir.

İkincisi, fiyatlanmadan mahsup edilen emanetlerin listesidir. Bu liste değer farkı oluşmuş olabilecek işlemleri gösterir ve yönetici kontrolü için önemlidir. Kâr hesabında emanetten gelen gelirin ayrı bir kalem olarak görülmesi de dönem kârının doğru okunmasını sağlar.

KozPos Satış'ta emanet ürün takibi

KozPos Satış, emanet modelini merkeze alan bir hububat ve yem satış programıdır. Satış ekranında emanet satır fiyatsız eklenir ve müşterinin ürün borcuna yazılır. Tahsilat ekranındaki Emanet Fiyatlandırma sekmesinde yalnız bakiyesi olan ürünler listelenir; miktar varsayılan olarak net bakiyeyle gelir, kısmi fiyatlandırma serbesttir. Program kaydetmeden önce sonucu ve işlem sonrası net bakiyeyi gösterir; "Fiyatlandır ve Tahsil Et" ile tahsilat aynı işlemde alınır; emanet fiyatlandırma dekontu yazdırılabilir.

Çiftçinin teslim ettiği ürün Ürün Tahsilat ile ürün alacağı olarak yazılır; ürün teslim alma makbuzu yazdırılabilir. Birim fiyat girilirse ön ödemeli ayırma gibi çalışır: alınan tutar kasaya, kalan tutar cariye borç yazılır. Üründe fiyatlanmamış emanet borcu varken ürün tahsilatı girildiğinde program uyarır; bilerek yapılan mahsuplar "Fiyatlanmadan Netleşen" raporunda izlenir.

Yükleme talimatı (Fiş B) depoya fiyatsız gider. Yüklemede satır miktarı azaltılabilir; fark müşterinin ürün alacağına ve stoka geri yazılır. Carinin ürün alacağından teslim satırı eklenebilir, kesin sonrası düzeltmeler revizyon numarasıyla tutulur. Emanet Durumu raporu ürün borçlarını ve alacaklarını son hareket tarihi ve gün sayısıyla gösterir; kâr raporunda emanetten gelir ayrı kalemdir.

Programın veresiye tarafını yem bayisinde veresiye ve cari takibi yazımızda anlattık. Kendi ürünlerinizle emanet akışını görmek için demo talep edin; satış noktası kurulumu için POS ve otomasyon yazılımları sayfamızı inceleyebilirsiniz.