Bir markette ya da bakkalda programın kalitesi en çok kasa önündeki sırada anlaşılır. Barkod okunmuyorsa, tartılı ürün elle hesaplanıyorsa, veresiye ayrı bir deftere yazılıyorsa program işi hızlandırmıyor, yalnız bir ekran daha ekliyor demektir. Doğru seçilmiş bir barkodlu satış programı ise satışı kısaltır, stoğu kendiliğinden günceller, veresiyeyi ve kasayı akşam tek ekrandan hesaplanır hâle getirir.
Bu rehberde market, bakkal, büfe ve tekel gibi küçük ve orta ölçekli perakende işletmeler için program seçerken hangi sorulara cevap aramanız gerektiğini başlık başlık ele alıyoruz. Yazının sonunda Koznet Bilişim'in geliştirdiği Ekopos market programının bu soruları nasıl karşıladığını da bulacaksınız.
Barkodlu satış programı ne işe yarar?
Barkodlu satış programı, ürünün üzerindeki barkodu okutarak fiyatı ve adı ekrana getiren, satışı kaydeden ve stoğu düşen yazılımdır. İyi bir program bununla kalmaz; her satış aynı anda üç ayrı defteri günceller: stok defterini, kasa defterini ve müşteri veresiye alıyorsa cari defterini. Elle tutulan düzende bu üç defter ayrı ayrı yazılır ve akşam birbirini tutmaz; programda ise üçü de tek kayıttan türer.
Bu yüzden program seçimi aslında bir çalışma düzeni seçimidir. Satış ekranı ne kadar hızlıysa raporlar ve kasa kapanışı da o kadar doğru olmalıdır. Aşağıdaki başlıklar bu düzenin parçalarını tek tek kontrol etmenize yardım eder.
Kasada hız: satış ekranında nelere bakmalı?
Satış ekranı, programın her gün en çok kullanılan yeridir. Deneme sırasında şu noktaları mutlaka kendiniz deneyin:
- Barkod kutusu hep hazır mı? Ürünü okuttuktan sonra fareyle bir alana tıklamak gerekiyorsa sıra uzar. Okuyucu her an sepete yazabilmeli.
- Tartılı ürün nasıl satılıyor? Manav, şarküteri ya da kuruyemiş bölümünüz varsa terazinin bastığı etiket barkodundan ağırlığın ya da tutarın okunması gerekir.
- Koli ve paket satışı: Bir koli suyu tek tek okutmak yerine koli barkodunu bir kez okutup koli adedini eklemek zaman kazandırır.
- Barkodsuz ürün: Etiketi düşmüş ya da sisteme girilmemiş bir ürün satışı durdurmamalı; açık fiyatla satılabilmeli.
- Ödeme çeşitleri: Nakit, kart, parçalı ödeme ve veresiye aynı ekrandan, kısayol tuşlarıyla yapılabilmeli; para üstü canlı hesaplanmalı.
- Hızlı ürün düğmeleri: Ekmek, poşet, su gibi sık satılan ya da barkodu okutulmayan ürünler için ekranda düğme olmalı.
Toptan alan esnafa ya da kurumlara farklı fiyatla satış yapıyorsanız ikinci bir fiyat kademesinin satış ekranında tek tıkla seçilebilmesi de önemli bir ayrıntıdır. İskontonun hem fişin tamamına hem tek satıra uygulanabilmesi, kampanya dönemlerinde işinizi kolaylaştırır.
Ürün kartı, fiyat ve KDV: kâr doğru görünüyor mu?
Pek çok işletme kârını yanlış bilir, çünkü alış fiyatı KDV hariç, satış fiyatı KDV dahil konuşulur ve aradaki fark kâr sanılır. Örneğin KDV hariç 100 liraya alınıp yüzde 20 KDV dahil 240 liraya satılan bir ürünün kârı 140 lira değil, KDV ayrıldıktan sonra 100 liradır. Program seçerken ürün kartında bu ayrımın açıkça gösterilip gösterilmediğine bakın.
Ürün kartında ayrıca kategori, marka, birim, kritik stok seviyesi ve gerekiyorsa birden fazla barkod tanımlanabilmeli. Fiyat değiştiğinde eski fiyatın ve değişim tarihinin saklanması raf etiketlerini güncellemeyi kolaylaştırır. Kategori ya da marka bazında toplu fiyat güncellemesi zam dönemlerinde saatler kazandırır. Kendi ürünleriniz için barkod üretebilmek ve barkodların kontrol hanesini denetleyebilmek de etiketsiz ürünü olan işletmeler için işe yarar.
Stok ve alış: sayım gerçekten tutuyor mu?
Stok, satışla düşüp alışla artmıyorsa programdaki rakam kısa sürede anlamını yitirir. Bu yüzden alış faturası girişinin pratik olması, satır bazında KDV oranı girilebilmesi ve tedarikçiye borcun kendiliğinden yazılması gerekir. Fire, bozulan ürün ve sayım farkı gibi hareketlerin de nedeniyle kaydedilmesi, stok farkının nereden geldiğini sonradan bulmanızı sağlar.
Kritik stok listesi ve satış hızına göre hazırlanan sipariş önerisi, ürünü ancak tükenince fark etme alışkanlığını bitirir. Stok konusunu ayrıntılı olarak gün sonu kasa raporu ve stok takibi yazımızda ele aldık.
Veresiye ve cari: defteri gerçekten kaldırıyor mu?
Bakkal ve büfelerin önemli bir kısmında veresiye hâlâ günlük işin parçasıdır. Program veresiye satışı doğrudan müşterinin hesabına yazmalı, güncel borcu her an göstermeli ve tahsilatı makbuzla kayıt altına almalıdır. Müşteri başına veresiye limiti tanımlanabilmesi, borcun kontrolsüz büyümesini önler.
Alacağın ne kadar süredir beklediğini gösteren yaşlandırma raporu ve müşteriye nazikçe hatırlatma gönderebilme imkânı da seçimde fark yaratır. Bu konuyu bakkal ve büfede veresiye takibi rehberimizde ayrıca anlattık.
Kasa kapanışı ve raporlar
Akşam kasayı kapatırken programın size kasada ne kadar nakit olması gerektiğini söyleyebilmesi gerekir. Bu tutar açılış nakdi, nakit satışlar, kasaya giren ve çıkan paralar ile nakit iadelerden hesaplanır. Saydığınız tutarı girdiğinizde fark kendiliğinden çıkmalı ve kapanış geçmişte saklanmalıdır.
Raporlarda en azından şunlar bulunmalıdır: tarih aralığına göre ciro, KDV, maliyet ve kâr; en çok satan ürünler; kategori ve marka bazında satış; kasiyer bazında satış; iade raporu ve veresiye alacak raporu. Raporların Excel'e aktarılabilmesi muhasebecinizle çalışmayı kolaylaştırır. Birden fazla kişinin kasada çalıştığı işletmelerde kasiyer, müdür ve yönetici için ayrı yetkiler tanımlanabilmesi de raporların ve fiyatların yalnız yetkili kişilerce görülmesini sağlar.
Donanım uyumu: barkod okuyucu, fiş yazıcısı, terazi
Programı seçmeden önce elinizdeki donanımla uyumunu sorun. Klavye gibi çalışan standart barkod okuyucular hemen her programla çalışır; asıl fark fiş yazıcısında ve terazide çıkar. Termal fiş yazıcısının hangi kipte desteklendiğini (ESC/POS ya da Windows sürücüsü), fişin diyalog penceresi açılmadan basılıp basılmadığını ve para çekmecesinin satış sonrası açılıp açılmadığını kontrol edin.
Terazi için iki yol vardır: teraziyi bilgisayara kabloyla bağlamak ya da terazinin bastığı etiket barkodunu okutmak. Etiketli terazide barkodun içinde ürün kodu ile ağırlık ya da tutar bulunur; program bu barkodu çözerek satırı oluşturur. Yazıcı ve donanım seçimi için yazıcı satış ve teknik servis ile bilgisayar ve donanım satışı sayfalarımıza göz atabilirsiniz.
Unutulmaması gereken bir nokta: satış programının fişi ile yazar kasanın (ÖKC) mali fişi aynı şey değildir. Yazar kasa kullanma yükümlülüğünüz varsa mali belgeyi yazar kasanız düzenler; program seçerken bu konuda size ne vaat edildiğini açıkça sorun.
İnternet, yedek ve destek
Program internet kesildiğinde çalışmaya devam edebiliyor mu? Bulut tabanlı programlarda bağlantı koptuğunda satış yavaşlayabilir ya da durabilir; bilgisayarda çalışan programlarda ise satış sürer, ancak bu kez yedeğin düzenli alınması önem kazanır. Bu konuyu internet kesilince çalışan market programı yazımızda ayrıntılı ele aldık.
Son olarak kurulumu, veri aktarımını ve eğitimi kimin yapacağını, bir sorun çıktığında kime ulaşacağınızı netleştirin. Mevcut ürün ve müşteri listenizin Excel'den aktarılabilmesi geçiş gününü kısaltır.
| Soru | Neden önemli? |
|---|---|
| Barkod, terazi ve koli barkodu okunuyor mu? | Kasa önündeki sırayı doğrudan kısaltır. |
| Ürün kartında KDV hariç kâr görünüyor mu? | Yanlış fiyatlamayı ve kâr yanılgısını önler. |
| Alış faturası ve fire kaydı var mı? | Stok rakamının güvenilir kalmasını sağlar. |
| Veresiye limiti ve yaşlandırma raporu var mı? | Alacağın kontrolsüz büyümesini önler. |
| Kasa kapanışında beklenen nakit hesaplanıyor mu? | Kasa farkını aynı akşam fark etmenizi sağlar. |
| İnternet kesilince satış sürüyor mu? | Bağlantı sorunu kayıp satışa dönüşmez. |
| Yedek kendiliğinden alınıyor mu? | Bilgisayar arızasında veriyi korur. |
Ekopos bu sorulara nasıl cevap veriyor?
Ekopos, Koznet Bilişim'in market, bakkal, büfe ve tekel için geliştirdiği masaüstü satış programıdır. Satış ekranında barkod kutusu her zaman odaktadır; terazinin bastığı barkod (önek, ürün kodu ve ağırlık ya da tutar) ve koli barkodu okunur, barkodu olmayan ürün açık fiyatla satılır. Nakit, kart, parçalı ve veresiye ödeme kısayol tuşlarıyla yapılır, para üstü canlı hesaplanır, toptan müşteri için Satış 2 fiyatına tek tıkla geçilir.
Ürün kartı KDV hariç kârı ve kâr marjını gösterir. Stok giriş, çıkış, fire ve sayım hareketleri, KDV'li alış faturası, kritik stok ve son 30 günün satış hızına göre sipariş listesi bulunur. Veresiye müşterisine limit tanımlanır, tahsilat makbuzu yazdırılır, yaşlandırma raporu alacağı 0-30, 31-60, 61-90 ve 91+ gün olarak ayırır. Kasa kapanışında beklenen nakit hazırdır ve gün sonu raporu KDV dökümünü içerir. Program internet olmadan çalışır, her gün ilk açılışta yerel yedek alır; birden çok kasanız varsa bir bilgisayar ana kasa, diğerleri terminal olarak aynı veriyle çalışır. Ekopos'un fişi bilgi fişidir; yazar kasa entegrasyonu bulunmaz.
Kendi ürünlerinizle bir deneme görmek için demo ve teklif talebi bırakabilir, satış noktası kurulumunun tamamı için POS ve otomasyon yazılımları sayfamıza bakabilir ya da iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.