Bir satış programı seçerken çoğu işletme önce ekranlara ve raporlara bakar. Kırsal bölgede çalışan bir tarım ya da yem bayisi için ilk soru ise daha basittir: İnternet gittiğinde ne olacak? Hasat ve ekim dönemlerinde kasanın önünde sıra varken bağlantının kopması programı tamamen durduruyorsa satış kâğıda döner ve akşam o kâğıtların sisteme tek tek işlenmesi gerekir.
Bu yazıda internet olmadan çalışan satış programı seçerken nelere dikkat etmek gerektiğini ele alıyoruz: Verinin nerede durduğu, elektrik kesintisinde neler olabileceği, yedeklemenin nasıl kurgulanması gerektiği ve telefondan erişimin internetsiz düzende nasıl sağlandığı. Örnekleri, yem ve hububat bayileri için geliştirdiğimiz KozPos Satış programının çalışma biçiminden veriyoruz.
Bulut programı ile yerel program arasındaki fark
Satış yazılımları kabaca iki gruba ayrılır. Bulut tabanlı programlarda veri uzaktaki bir sunucuda durur; ekran yalnızca bu sunucuya bağlanan bir penceredir. Bağlantı koptuğunda ya hiç çalışmaz ya da sınırlı bir modda bekler. Yerel programlarda ise veri işletmenin bilgisayarındadır; program internet olmadan da tüm işlevleriyle çalışır, internet yalnızca yedek, lisans ve güncelleme gibi yan işler için kullanılır.
İki yaklaşımın da avantajları vardır. Bulut, birden çok şubenin verisini tek merkezde toplamayı kolaylaştırır. Yerel program ise bağlantıdan bağımsızdır, ekranlar hızlı açılır ve veri işletmenin kendi elindedir. Tek noktadan satış yapan ve bağlantısı güvenilmez olan bir bayi için yerel yaklaşım genellikle daha sorunsuzdur.
İnternetsiz çalışma ne anlama gelmeli?
"Çevrimdışı modu var" demek ile "internetsiz çalışır" demek aynı şey değildir. Bir programı değerlendirirken şu soruları sorun:
- İnternet yokken yeni satış, tahsilat ve cari kaydı yapılabiliyor mu?
- Fiş ve makbuz basılabiliyor mu?
- Raporlar ve gün sonu özeti alınabiliyor mu?
- Bağlantı geldiğinde eşitleme gerekiyor mu, kayıtların çakışma riski var mı?
- Lisans kontrolü internet yokken programı kilitliyor mu?
İdeal olan, bu soruların hepsine "internet gerekmez" cevabının verilebilmesidir. Verinin tek kaynağı işletmenin bilgisayarı olduğunda eşitleme ve çakışma sorunu da doğmaz.
Veri kaybını önleyen önlemler
Yerel çalışan bir programda verinin güvenliği, programın kayıt yöntemine ve işletmenin donanım düzenine bağlıdır. Dikkat edilmesi gereken başlıca noktalar şunlardır.
Her kayıt anında diske yazılmalı
Bazı programlar hız için kayıtları bir süre bellekte tutar ve diske topluca yazar. Bu sırada elektrik kesilirse son işlemler kaybolabilir. Finansal kayıtlarda her işlemin onaylandığı anda diske yazılması tercih edilmelidir.
Bir satış ya tamamen kaydedilmeli ya hiç
Satış; fiş başlığı, satırlar, müşteri borcu ve stok hareketinden oluşur. Bu parçalardan biri yazılıp diğeri yazılmazsa hesap bozulur. İyi bir program bunları tek bir işlem olarak kaydeder.
Yarım kalan satış kaybolmamalı
Kasiyer sepeti doldururken program kapanabilir ya da bilgisayar yeniden başlayabilir. Program yeniden açıldığında yarım kalan sepetin geri gelmesi, müşteriyi bekletmeden işe devam etmeyi sağlar.
Aynı satış iki kez kaydedilmemeli
Yoğun anlarda kaydet düğmesine iki kez basılması mükerrer fişe yol açabilir. Kayıt sürerken düğmenin kilitlenmesi bu riski ortadan kaldırır.
Donanım tarafı
Kesintisiz güç kaynağı, elektrik gittiğinde bilgisayarın düzgün kapanmasına zaman tanır. Disk sağlığı ve düzenli bakım da yerel çalışan sistemlerde önemlidir. Kasa bilgisayarı ve kesintisiz güç kaynağı seçimi için bilgisayar ve donanım satışı sayfamıza göz atabilirsiniz.
Yedekleme stratejisi: yerel ve bulut birlikte
Verinin işletmede durması, yedeğin de yalnızca işletmede durması gerektiği anlamına gelmez. Sağlıklı bir yedekleme düzeninde verinin birden fazla kopyası farklı yerlerde bulunur:
- Otomatik yerel yedek: Her gün belirli bir saatte bilgisayardaki ayrı bir klasöre sıkıştırılmış ve bütünlüğü doğrulanmış bir kopya alınır. Makine o saatte kapalıysa yedek bir sonraki açılışta tamamlanmalıdır.
- Şifreli bulut yedek: İnternet olduğunda verinin şifreli bir kopyası uzak sunucuya gönderilir. Bilgisayar çalınsa ya da bozulsa bile veri geri getirilebilir. Şifreleme anahtarının işletmeye bağlı olması, verinin başkası tarafından okunmasını engeller.
- Doğrulamalı geri yükleme: Geri yüklemeden önce yedeğin bozuk olup olmadığı kontrol edilmeli, mevcut veri de emniyet için ayrıca yedeklenmelidir.
Yedeğin gerçekten işe yaradığını görmek için arada bir geri yükleme denemesi yapmak da iyi bir alışkanlıktır.
İnternet gerektiren işler ve doğru davranış
İnternetsiz çalışan bir programın da bazı işler için internete ihtiyacı vardır: lisans etkinleştirme, güncelleme, bulut yedek ve uzaktan erişim. Önemli olan, bu işlerin bağlantı yokken satışı engellememesidir. Bulut yedeği gönderilemiyorsa program daha sonra yeniden denemeli; güncelleme kontrolü başarısız olursa sessizce beklemelidir.
Lisans konusu ayrıca önemlidir. İmzalı bir lisans bir kez etkinleştirildikten sonra çevrimdışı doğrulanabilir. Lisans süresi dolduğunda bile verinin rehin tutulmaması, yani kayıtların görüntülenebilmesi ve dışa aktarılabilmesi gerekir.
Telefon ve tabletten erişim: yerel ağ ve uzaktan erişim
Yerel bir programın telefondan kullanılabilmesi için internete gerek yoktur. Bilgisayar ile telefon aynı kablosuz ağdaysa telefon, tarayıcıdan programın yerel adresine bağlanır. Depodaki personel yüklemeyi telefondan kontrol edebilir; işletme sahibi tezgâhtan uzaktayken bir müşterinin bakiyesine bakabilir. Bunun için iş yerindeki kablosuz ağın kapsama alanı yeterli olmalıdır; ağ altyapısı için ağ ve network çözümleri sayfamızı inceleyebilirsiniz.
İşletme dışından erişim ise internet ister. Burada sabit IP almak ve modemde port açmak yerine programın güvenli bir köprü üzerinden dışarıya bağlanması hem daha kolay hem de daha güvenlidir. Uzaktan girişte kullanıcı adı ve parolanın zorunlu olması da güvenliğin bir parçasıdır.
Kurulum öncesi kısa kontrol listesi
İnternetsiz çalışan bir satış düzeninin sorunsuz yürümesi, programın yanında birkaç donanım ve düzen kararına da bağlıdır. Kuruluma başlamadan önce şu maddeleri gözden geçirmenizi öneririz:
- Kasa bilgisayarı: Programın kurulacağı bilgisayar gün boyu açık kalacağı için güvenilir, hızlı diskli ve yalnız iş için kullanılan bir makine olmalıdır.
- Kesintisiz güç kaynağı: Elektrik kesildiğinde bilgisayara ve modeme birkaç dakika enerji sağlar; işlemin tamamlanmasına ve düzgün kapanmaya zaman tanır.
- Fiş yazıcısı bağlantısı: Termal yazıcının USB ile mi, ağ kablosuyla mı bağlanacağı; depoda ayrı bir yazıcı olup olmayacağı baştan belirlenmelidir.
- Yerel ağ: Telefon ve tabletten erişim düşünülüyorsa kablosuz ağın tezgâhı ve depoyu kapsaması gerekir.
- Yedek planı: Otomatik yerel yedeğin saati, bulut yedeğinin açık olup olmadığı ve geri yüklemeyi kimin yapacağı yazılı olmalıdır.
- Kullanıcılar: Kasiyerlerin ve yöneticinin hesapları, kimin hangi işi yapabileceği kurulum günü tanımlanmalıdır.
Bu hazırlık, programın ilk gününden itibaren internet olsa da olmasa da aynı güvenle çalışmasını sağlar.
KozPos Satış'ın internetsiz çalışma yaklaşımı
KozPos Satış, yem ve hububat bayileri için geliştirilmiş, işletmenin bilgisayarında çalışan bir satış ve cari takip programıdır. Satış, tahsilat, emanet fiyatlandırma, fiş basımı ve raporlar için internet gerekmez. Her kayıt onaylandığı anda diske yazılır; bir satışın tüm parçaları tek işlemde kaydedilir. Kasiyer sepeti doldururken program kapanırsa yarım kalan satış yeniden açılışta geri gelir; kayıt sürerken düğme kilitlenir ve aynı satış iki kez yazılmaz.
Yerel yedek her gün Ayarlar'dan belirlenen saatte otomatik alınır ve bütünlüğü SHA-256 ile doğrulanır; makine o saatte kapalıysa açılışta tamamlanır. Bulut yedeği AES-256 ile şifrelenir ve anahtarı lisansa bağlıdır; yeni bir bilgisayarda lisans etkinleştirildikten sonra buluttan geri yüklenebilir. Geri yükleme öncesinde yedek doğrulanır ve mevcut veri için emniyet yedeği alınır.
Aynı ağdaki telefon ve tabletler tarayıcıdan programa bağlanabilir; adres Ayarlar'da QR koduyla gösterilir. Lisansta etkinse uzaktan erişim, sabit IP gerekmeden Koznet sunucusu üzerinden şifreli bir köprüyle açılır ve uzaktan girişte kullanıcı adı ile parola zorunludur. Lisans süresi dolduğunda varsayılan olarak satış yerelde sürer; yalnız uzaktan erişim ve bulut yedek durur.
Fiş yazıcısının kurulumu için yazıcı satış ve teknik servis hizmetimizden yararlanabilirsiniz. Programı kendi işleyişinizle görmek için demo ve teklif talebi bırakın. Defterden programa geçişi planlıyorsanız veresiye defterinden dijitale geçiş rehberimiz de işinize yarayabilir.