Bir marketin günü kasanın kapanmasıyla biter. Kasada olması gereken para ile sayılan para arasındaki fark küçükse içiniz rahat eder; büyükse nereden çıktığını bulmak saatler sürebilir. Benzer bir durum stokta da yaşanır: programda on koli görünen ürün rafta yoksa ya kayıtsız bir çıkış ya da yanlış girilmiş bir alış vardır. Gün sonu kasa raporu ve düzenli stok takibi, bu iki sorunu her akşam küçükken yakalamanın yoludur.
Bu rehberde gün sonu raporunun nasıl okunacağını, kasa farkının en sık nedenlerini ve stoğu güvenilir tutmanın adımlarını anlatıyoruz. Son bölümde Koznet Bilişim'in Ekopos market programında bu işlerin nasıl yapıldığını bulacaksınız.
Gün sonu kasa raporu nedir, neden her akşam alınmalı?
Gün sonu kasa raporu, kasanın açıldığı andan kapandığı ana kadar yapılan satışların, iadelerin ve kasaya girip çıkan paranın özetidir. Raporda genellikle fiş sayısı, brüt ciro, iadeler, net ciro, ödeme türlerine göre dağılım (nakit, kart, veresiye), KDV dökümü ve kasada olması gereken nakit yer alır.
Raporu her akşam almak farkları biriktirmeden yakalamanızı sağlar. Bir haftanın kasa farkını haftanın sonunda aramak, tek günün farkını aynı akşam aramaktan çok daha zordur. Kasiyer değişimlerinde her vardiyanın kendi kapanışını yapması da sorumluluğu netleştirir. Raporun yazdırılıp tarihli olarak saklanması, ay sonunda geriye dönük kontrolü kolaylaştırır.
Beklenen nakit nasıl hesaplanır?
Kasada olması gereken nakit basit bir hesapla bulunur:
- kasa açılış nakdi (sabah kasaya konan bozuk para),
- artı nakit satışlar,
- artı kasaya giren diğer nakit (veresiye tahsilatı, bozuk para takviyesi gibi),
- eksi kasadan çıkan nakit (gider ödemeleri, peşin alışlar),
- eksi nakit iadeler.
Örneğin kasa 500 lirayla açılmış, gün içinde 4.000 liralık nakit satış yapılmış, 300 lira veresiye tahsilatı alınmış ve 150 liralık gider ödenmişse kasada 4.650 lira olmalıdır. Kartla yapılan satışlar ve veresiye satışlar kasadaki nakdi artırmaz; bu yüzden ayrı satırlarda izlenir. Parçalı ödemelerde yalnız nakit kısmı kasaya eklenir. Bu ayrımı elle yapmak yorucudur; programın beklenen nakdi kendisi hesaplaması akşam işini yalnız saymaya indirger.
Kasa farkı çıktığında nereye bakmalı?
Kasa farkının büyük kısmı birkaç tanıdık nedenden kaynaklanır:
- Kayıtsız nakit çıkışı: Kasadan alınıp gider olarak yazılmayan para en sık nedendir. Her çıkışın nedeniyle kaydedilmesi gerekir.
- Yanlış ödeme türü: Kartla ödenen bir satışın nakit olarak kapatılması kasada fazla nakit bekletir.
- Para üstü hatası: Yoğun saatlerde verilen fazla para üstü küçük ama sürekli farklar yaratır. Para üstünün programda hesaplanması bu riski azaltır.
- İade düzeni: Fişsiz yapılan iadeler kasadan para çıkarır ama kayda geçmez.
- Veresiye tahsilatı: Kasaya konan tahsilat cari hesaba işlenmezse hem kasa hem müşteri hesabı bozulur.
Farkı ararken önce günün nakit hareketlerine, sonra iade ve parçalı ödemelere bakın. Geçmiş kapanışlardaki farkları karşılaştırmak, belirli bir vardiyada ya da günde tekrarlayan bir sorun olup olmadığını gösterir.
Programın gün sonu raporu ile yazar kasanın Z raporu aynı mı?
Hayır. Yazar kasanın (ÖKC) gün sonunda ürettiği Z raporu mali bir belgedir ve yazar kasa kullanmakla yükümlü işletmelerde mevzuat gereği alınır. Satış programının gün sonu raporu ise işletmenin kendi kontrol raporudur: stok, cari ve kasa hareketlerini birlikte gösterir ve mali belge yerine geçmez. İkisini aynı gün karşılaştırmak, iki kayıt arasında fark olup olmadığını görmenin iyi bir yoludur. Programın raporunda veresiye ve stok hareketleri de bulunduğu için yazar kasa raporunda görünmeyen bilgileri burada izlersiniz.
Stok takibinin temeli: her hareketin kaydı
Stok rakamı ancak her hareket kaydedildiğinde güvenilir olur. Satışlar program tarafından düşülür; alışlar ise faturayla girilmelidir. Alış faturası girilirken ürün, miktar, KDV hariç birim maliyet ve KDV oranı yazılır; tedarikçiye borç ya da peşin ödemede kasa çıkışı kendiliğinden işlenir. Gelen malı faturası işlenmeden rafa dizmek yaygın bir alışkanlıktır; bu durumda girişin en geç aynı gün yapılması, satışların eksi stoğa düşmesini önler.
Gözden kaçan hareketler genellikle fire, bozulma, iç kullanım ve sayım farklarıdır. Son kullanma tarihi geçen yoğurdu ya da kırılan bir şişeyi fire olarak nedeniyle kaydetmek, ay sonunda kaybın nereden geldiğini gösterir. Belirli aralıklarla yapılan raf sayımı ise programdaki rakamı gerçeğe eşitler; sayım farkı da ayrı bir hareket olarak kalır.
Kritik stok ve sipariş listesi
Her ürüne bir kritik stok seviyesi tanımlamak, ürün tükenmeden sipariş vermenin en basit yoludur. Daha iyisi, son günlerin satış hızına göre ürünün kaç gün içinde biteceğini tahmin etmektir. Örneğin günde ortalama on adet satılan bir üründen otuz adet varsa üç gün içinde sipariş verilmesi gerekir.
Sipariş listesini tedarikçi ziyaretinden önce almak hem eksik ürünü hem de gereğinden fazla stok tutmayı önler. Stok seviyesi yüksek ama satış hızı düşük ürünleri görmek de raf alanını daha iyi kullanmanıza yardım eder. Barkodlu satışın diğer başlıkları için barkodlu satış programı seçim rehberimize bakabilirsiniz.
Kâr hesabında KDV tuzağı
Gün sonu ve dönem raporlarında en sık yapılan hata ciroyu kâr gibi okumaktır. Satış fiyatları KDV dahil, alış maliyetleri ise genellikle KDV hariç konuşulur. Doğru kâr şöyle bulunur: net ciro (KDV dahil) eksi KDV net satışı (KDV hariç) verir; net satıştan maliyet çıkınca kâr kalır. Kâr marjı da kârın net satışa oranıdır.
Bir başka önemli ayrıntı maliyetin satış anında sabitlenmesidir. Ürünün alış fiyatı sonradan değiştiğinde geçmiş ayların kârı değişmemelidir. Kategori, marka ve kasiyer bazında aynı kâr hesabının görülmesi, hangi ürün grubunun gerçekten para kazandırdığını ortaya koyar.
Günlük, haftalık ve aylık kontrol düzeni
Kasa ve stok düzenini sürdürmenin en kolay yolu kontrolleri bir takvime bağlamaktır:
- Her akşam: Kasayı sayın, beklenen nakitle karşılaştırın, farkı ve nedenini not edin; günün iadelerine göz atın.
- Her hafta: Kritik stok ve sipariş listesini alın, tedarikçi siparişini buna göre verin; hızlı dönen ürünlerde kısa bir raf sayımı yapın.
- Her ay: Dönem kârını kategori ve marka bazında inceleyin, veresiye alacaklarına bakın ve tam sayımı planlayın.
Düzenli kontrol, tek seferlik büyük kontrollerden daha değerlidir: aynı rapor her hafta aynı gün alındığında sapmalar hemen göze çarpar.
Ekopos ile gün sonu ve stok
Ekopos'ta kasa açılış nakdiyle açılır; nakit satışlar, kasaya giriş ve çıkışlar, peşin alışlar ve nakit veresiye tahsilatları beklenen nakde kendiliğinden yansır. Gün sonunda sayılan nakit girildiğinde fark hesaplanır ve kapanış geçmiş kapanışlar listesine yazılır; geçmiş kapanışlarda açılış nakdi, beklenen, sayılan ve fark yan yana görünür. Gün sonu Z raporu ve X raporu A4 olarak yazdırılır; raporda fiş sayısı, brüt ciro, iade, net ciro, KDV dökümü, ödeme dağılımı ve beklenen nakit yer alır. Bu rapor programın kontrol raporudur, yazar kasanın mali Z raporunun yerine geçmez.
Stok tarafında alış faturası satır bazında KDV ile girilir; stok giriş, çıkış, fire ve sayım hareketleri açıklamasıyla kaydedilir. Kritik stok listesi ana sayfada ve stok ekranında görünür; raporlardaki eksik ve sipariş listesi son 30 günün satış hızına göre tahmini tükenme gününü ve önerilen sipariş miktarını gösterir. Dönem özeti net ciro, KDV, net satış, maliyet ve kârı ayrı ayrı verir; maliyet satış anında sabitlenir ve raporlar Excel'e aktarılabilir.
Kendi kasa düzeninizle bir deneme görmek için demo ve teklif talebi bırakabilirsiniz. Satış noktası kurulumu için POS ve otomasyon yazılımları, fiş yazıcısı seçimi için yazıcı satış ve teknik servis sayfalarımıza göz atabilirsiniz.