Bir teknik servisin kârlılığı çoğu zaman görünmeyen yerlerde kaybedilir: Garanti kapsamında olduğu fark edilmeden ücretlendirilen ve sonra iade edilen bir onarım, stoktan düşülmediği için ay sonunda eksik çıkan bir ekran, maliyeti bilinmediği için zararına yapılan bir iş. Bu kayıpların ortak noktası kayıt eksikliğidir.
Bu yazıda cihaz geçmişini nasıl tutmanız gerektiğini, servis garantisini nasıl izleyeceğinizi ve yedek parça stoğunu iş emirleriyle nasıl bağlayacağınızı anlatıyoruz. Önerilerin çoğu kâğıt ya da tabloyla da uygulanabilir; ama bir servis programıyla kendiliğinden işler hâle gelir.
Neden cihaz bazlı kayıt tutmalısınız?
Pek çok serviste kayıt müşteri adına tutulur: "Ahmet Bey'in telefonu." Oysa servis işinin konusu cihazdır. Aynı müşterinin üç cihazı olabilir, bir cihaz el değiştirip başka bir müşteriyle geri gelebilir. Cihazı seri numarası ya da IMEI ile ayrı bir kayıt olarak tutmak, bu karışıklığı ortadan kaldırır.
Cihaz bazlı kaydın üç somut faydası vardır. Birincisi teşhis: Aynı cihazın daha önce hangi arızayla geldiğini bilen teknisyen sorunu daha hızlı bulur. İkincisi garanti: Önceki onarımın garanti süresi içinde olup olmadığı hemen anlaşılır. Üçüncüsü güven: Müşteriye cihazının geçmişini gösterebilen servis, profesyonel görünür.
Kurumsal müşterilerde cihaz bazlı kayıt daha da önemlidir. Bir ofisin on bilgisayarı, bir apartmanın sekiz kombisi ya da bir otelin onlarca klimasından hangisinin ne zaman servise geldiğini bilmek, hem bakım planı yapmanızı hem de müşteriye düzenli rapor vermenizi sağlar. Bu bilgi, bakım sözleşmesi teklif ederken de en güçlü dayanağınızdır.
Cihaz kabulünde hangi bilgiler alınmalı?
Cihaz geçmişinin değeri, kabul anında alınan bilgilerin kalitesine bağlıdır. Kabulde şu bilgileri eksiksiz kaydedin:
- Marka, model ve seri numarası: Telefonlarda IMEI, beyaz eşya ve kombilerde cihaz etiketindeki seri numarası.
- Teslim alınan aksesuarlar: Şarj adaptörü, kılıf, hafıza kartı gibi parçalar; teslimde eksik çıkan aksesuar tartışmasını önler.
- Cihazın geliş durumu: Çizik, kırık, eksik vida gibi görünür hasarlar; mümkünse fotoğrafla.
- Müşterinin şikâyeti: Müşterinin kendi cümleleriyle; teknisyenin teşhisi ayrı bir alanda tutulmalıdır.
- Sektöre özel bilgiler: Bilgisayarda işletim sistemi ve disk, klimada BTU ve gaz tipi, kombide kapasite ve yakıt tipi.
Telefon ve bilgisayarlarda ekran kilidi gibi hassas bilgilerin alınması gerekiyorsa, bu bilgiyi yalnız test amacıyla ve işi yapan teknisyenin göreceği şekilde tutun; iş bitince silinmesini bir kural hâline getirin. Veri kaybı riski olan işlemlerde müşteriden yazılı onay almak da iyi bir uygulamadır.
Servis garantisi nasıl takip edilir?
Servis garantisi, yaptığınız onarım ya da taktığınız parça için verdiğiniz sözdür. Süresi ve kapsamı işletmenizin politikasına ve ilgili mevzuata göre belirlenir; hangi parçaların ve işçiliğin garanti kapsamında olduğunu servis fişinizde açıkça yazın. Garanti süresi genellikle cihazın teslim edildiği tarihten itibaren işler.
Garanti takibinin pratik kuralı şudur: Her teslim edilen iş emrinde garanti süresi kayıtlı olmalı ve cihaz geri geldiğinde bu bilgi kabul eden kişinin önüne kendiliğinden çıkmalıdır. Bunun yanında süresi yaklaşan garantilerin listesi, müşteriye bakım ya da kontrol önermek için de iyi bir fırsattır.
Üretici garantisi ile servis garantisini birbirinden ayırın. Üretici garantisi kapsamındaki bir cihazda yetkisiz müdahale, üretici garantisini etkileyebilir; kabulde bu durumu müşteriyle konuşun ve kayda geçirin.
Yedek parça stoğunun temel kuralları
Stok takibinin amacı rafta ne olduğunu bilmek kadar, hangi parçanın paranızı bağladığını görmektir. İyi bir stok kaydı için her parçada şu bilgiler bulunmalıdır:
- Benzersiz bir stok kodu (SKU) ve açık bir ad: "iPhone 13 ekran" yerine model ve tip bilgisini içeren bir ad
- Kategori ve marka; raporlarda sektör ve parça türüne göre ayrım için
- Maliyet ve satış fiyatı; iş başına kârı hesaplamak için
- Kritik stok seviyesi; sık kullanılan parçanın bitmeden sipariş edilmesi için
- Raf ya da konum bilgisi; parçanın atölyede aranmaması için
Her parça adetle izlenmez. Soğutucu gaz kilogramla, filtre setleri takımla, kablo ve boru metreyle kullanılabilir; birimi doğru tanımlamak sayım farklarını önler. İthal parçalarda maliyetin döviz cinsinden tutulması da fiyat güncellerken işinizi kolaylaştırır.
Kritik stok seviyesini parçanın kullanım sıklığına ve tedarik süresine göre belirleyin. Tedarikçisi iki günde getiren bir parça için yüksek stok tutmak gereksizdir; ithal ve uzun sürede gelen bir parça için ise birkaç adet yedek bulundurmak işin aksamasını önler.
Parçayı iş emrine bağlamak
Stok kaydının en zayıf halkası, kullanılan parçanın düşülmesidir. Teknisyen parçayı raftan alır, işi yapar, ama stoktan düşmeyi unutur. Bunun çözümü parçayı ayrı bir stok çıkışı olarak değil, iş emrinin kalemi olarak eklemektir: Parça iş emrine stoktan seçilerek eklendiğinde stok kendiliğinden azalır, iş emrinden çıkarıldığında geri döner.
Garanti kapsamında ücretsiz yapılan bir onarımda kullanılan parça da iş emrine eklenmelidir. Müşteriden ücret alınmasa bile parça stoktan çıkmıştır ve maliyeti işletmeye aittir; kayda geçmeyen garanti parçaları, stok farklarının en sık sebeplerinden biridir.
Bu yöntemin ikinci faydası kârlılıktır. Parça maliyetiyle eklendiğinde her iş emrinin kârı ve marjı hesaplanabilir. En çok kullanılan parçalar raporu ise hangi parçadan stok tutmanız gerektiğini veriyle gösterir.
Tedarikçi, sipariş ve sayım
Stoğa giren parçanın da kaydı olmalıdır. Tedarikçiye verilen sipariş, parça geldiğinde teslim alınarak stoğa işlenmeli; siparişin bir kısmı geldiyse kısmi teslim olarak kaydedilmelidir. Tedarikçiye olan borç ve yapılan ödemeler aynı yerde izlendiğinde, tedarikçi cari ekstresi ayrıca tutulmaz.
Ne kadar düzenli çalışırsanız çalışın, belirli aralıklarla sayım yapın. Sayımda bulunan farkı bir sayım hareketiyle düzeltin ve farkın sebebini araştırın: Düşülmeyen bir iş emri parçası mı, iade edilmeyen bir parça mı, kayıt dışı bir satış mı? Sık tekrarlanan fark, süreçte düzeltilmesi gereken bir halkayı gösterir.
Sık yapılan hatalar
- Cihazı seri numarasız kaydetmek ve geçmişi müşteri adıyla aramak
- Garanti süresini servis fişine yazıp sistemde tutmamak
- Parçayı iş emrine eklemeden kullanmak ve ay sonunda stoğu elle düzeltmek
- Parça maliyetini kaydetmeden satış fiyatıyla çalışmak
- Kritik stok seviyesini tanımlamamak ve parçayı bittiğinde fark etmek
- Kısmi gelen siparişi tamamı gelmiş gibi stoğa işlemek
SerPro'da cihaz, garanti ve stok
SerPro teknik servis yazılımında iş emri açılırken girilen cihaz, müşterinin Kayıtlı Cihazlar listesine kendiliğinden eklenir. Müşteri kartında her cihazın kaç kez servise geldiği görünür. İş emri detayında aynı seri numaralı önceki kayıtlar listelenir; önceki servisin garanti süresi dolmadıysa uyarı çıkar. Sektöre özel alanlarla IMEI, işletim sistemi ya da BTU gibi bilgiler ayrı alanlarda tutulur.
Garanti Takibi ekranı, teslim edilen işleri garanti süresi devam eden, süresi yaklaşan ve süresi dolan olarak ayırır; garanti süresi teslim tarihinden itibaren hesaplanır ve Garanti Belgesi çıktısı alınabilir. Stok tarafında parça iş emrine stoktan seçilerek eklenir ve stoktan düşer; stok yetersizse parça eklenmez, iş emrinden çıkarılan parça stoğa döner. Kritik seviyenin altına inen parça için yöneticiye bildirim düşer; Düşük Stoktan Sipariş Oluştur ile taslak satınalma siparişi hazırlanır, gelen parça kısmi teslim dahil stoğa işlenir. Tedarikçi cari ekstresi, barkodlu stok etiketi ve CSV ile içe ve dışa aktarım da aynı modüldedir.
Bu akışı kendi parça listenizle görmek için demo ve teklif talebi bırakın; ekran görüntüleri SerPro ürün sayfasında. Müşteriyi bilgilendirme tarafı için servis takibi yazımıza, faturalama için e-Fatura ve e-Arşiv rehberimize göz atabilirsiniz.