Paket servis yapan pek çok işletmede tezgâhın bir köşesi tabletlerle dolar: her platform için ayrı bir cihaz, ayrı bir bildirim sesi ve ayrı bir sipariş listesi. Siparişler bu tabletlerden okunup adisyon programına elle girilir, mutfak fişi ayrıca yazılır. Bu rehberde online yemek siparişlerini adisyon programında toplamanın nasıl çalıştığını, nelere dikkat edilmesi gerektiğini ve Kadisyon'da platformların bugünkü durumunu anlatıyoruz.

Her platforma ayrı tablet: görünmeyen maliyet

Ayrı tabletlerle çalışmanın maliyeti faturada görünmez ama her gün yaşanır. Yoğun saatte bir sipariş geç fark edilir ve platformun kabul süresi dolar. Tabletten okunan sipariş programa elle girilirken bir kalem atlanır ya da yanlış ürün seçilir. Mutfağa giden fiş ile platformdaki sipariş farklı olur. Gün sonunda platform satışları kasadaki satışlarla karışır ve hangi kanaldan ne kadar satıldığı hesaplanamaz.

Siparişler doğrudan adisyon programına düştüğünde bu adımların çoğu ortadan kalkar: sipariş tek ekranda görünür, kabul edilince mutfağa fiş kendiliğinden gider, satış raporda kendi kanalıyla ayrı yazar.

Platform bağlantısı nasıl çalışır?

Yemek platformları, satıcıların sipariş almak için kullanabileceği bir entegrasyon altyapısı sunar. İşletme, satıcı panelinden aldığı entegrasyon bilgilerini adisyon programına tanıtır; program yeni siparişleri bu bağlantı üzerinden çeker, kabul ya da ret bilgisini, hazırlanma ve teslim durumunu platforma geri bildirir.

Her platformun kuralları farklıdır. Bazı platformlar entegrasyonu satıcının kendi panelinden açmasına izin verir; bazıları ise yazılım firmasıyla ayrıca anlaşma yapılmasını şart koşar. Bu yüzden bir programın "platform entegrasyonu var" demesi yetmez; hangi platformun bugün çalıştığını, hangisinin anlaşma beklediğini tek tek sormak gerekir.

Bu bağlantılar internet ister. Programın internetsiz çalışan bir yapısı olsa bile online sipariş almak için kasa bilgisayarının internete bağlı olması gerekir.

Siparişi hangi cihazın alacağı da baştan belirlenmelidir. Aynı siparişi iki ayrı bilgisayar birlikte çekerse mutfağa iki fiş gidebilir ve kayıt ikilenir. Bu yüzden siparişlerin tek bir kasa bilgisayarına gelmesi, gerektiğinde bu görevin başka bir bilgisayara bilerek taşınması daha güvenli bir düzendir.

Menü eşleme ve stok: en çok atlanan adım

Platformdaki menü ile kasadaki menü çoğu zaman birebir aynı değildir. Platformda "Adana Dürüm Menü" olarak satılan ürün kasada "Adana Kebap Dürüm" ve "Ayran" olarak kayıtlı olabilir. Entegrasyonun ilk işi bu ürünleri eşlemektir. Eşleme doğru yapılmazsa mutfağa yanlış fiş gider, stok yanlış düşer ve raporlar tutmaz.

İyi bir entegrasyonda ürünlerin çoğu kendiliğinden eşlenir, emin olunamayanlar ayrı bir listede kontrol edilir. Eşleşmeyen bir ürün siparişte yine de kaybolmamalı, platformdaki adı ve fiyatıyla gelmelidir. Stok tarafında ise kasada tükenen bir ürünün platformda da satıştan kalkması, müşterinin olmayan bir ürünü sipariş etmesini önler.

Fiyatlar da ayrıca gözden geçirilmelidir. Platformdaki satış fiyatı, platform komisyonu ve kampanyalar nedeniyle kasadaki fiyattan farklı olabilir. Programın siparişi platformdaki tutarla kaydetmesi ve raporlarda platform satışlarını kasa satışlarından ayrı göstermesi, hangi kanalın gerçekte ne kazandırdığını görmenizi sağlar.

Siparişi kabul etmek, reddetmek ve hazırlama süresi

Platformlar yeni siparişin belirli bir süre içinde kabul edilmesini bekler. Bu yüzden sipariş geldiğinde programın sesli ve görünür bir uyarı vermesi, kasiyer başka bir ekrandayken bile uyarının görünmesi gerekir. Kabul sırasında hazırlama süresinin seçilebilmesi ve ret gerektiğinde platformun izin verdiği sebeplerden birinin seçilmesi de önemlidir.

Bazı işletmeler siparişlerin kendiliğinden kabul edilmesini tercih eder. Bu durumda bile tutarı tutmayan ya da sorunlu siparişin kasiyere sorulması gerekir. Restoranın yoğun saatlerde ya da kapanışta platformda kapatılabilmesi de yönetimi kolaylaştırır.

Sipariş geldiğinde kasiyer başka bir programla ilgileniyor ya da ekran simge durumunda olabilir. Uyarının bu durumda da işletim sisteminin bildirimiyle görünmesi ve sesin kabul edilene kadar tekrarlanması, kaçırılan sipariş sayısını azaltır.

Mutfak fişi, hazır bildirimi ve kurye

Kabul edilen sipariş, kasadan verilen siparişlerle aynı yolu izlemelidir: ürünlere göre doğru mutfak ve bar yazıcısına fiş gider, mutfak ekranında kendi istasyonunda görünür. Mutfakta "hazır" yapıldığında bu bilginin platforma iletilmesi, platform kuryesinin ya da restoranın kendi kuryesinin doğru zamanda yönlendirilmesini sağlar.

Restoranın kendi kuryesiyle giden siparişlerde paket fişi, kurye ataması ve teslim durumu adisyon programında takip edilir. Teslim bilgisinin platforma gitmesi müşterinin siparişini doğru izlemesine yardım eder.

Platform müşterilerinin adı, telefonu ve adresi yalnız o siparişin teslimatı için gereklidir. Bu bilgilerin programda süresiz biriktirilmemesi, belli bir süre sonra silinmesi, kişisel verileri ölçülü saklamak açısından da doğru bir yaklaşımdır.

İnternet kesilirse siparişler ne olur?

Online siparişler internete bağlı olduğu için kesinti bu kanalı doğrudan etkiler. Bu durumda programın açık bir uyarı vermesi ve siparişleri bir süre platformun kendi tabletinden ya da satıcı panelinden almanızı söylemesi gerekir. Kasa uzun süre bağlanamazsa restoranın platformda kendiliğinden kapatılması, sipariş alamayacağınız bir sırada müşterinin sipariş vermesini engeller; bağlantı gelince restoran yeniden açılmalıdır.

Masa servisi, tezgâh satışı ve kendi telefonla aldığınız paket siparişleri ise çevrimdışı çalışan bir programda kesintiden etkilenmez.

Kesinti sonrasında da dikkat edilecek bir nokta vardır: bağlantı geri geldiğinde platformdan gelen siparişlerin ikinci kez mutfağa gitmemesi ve kasadaki kayıtla platformdaki kaydın eşleşmesi gerekir. Programın siparişleri tekil bir numarayla izlemesi bu karışıklığı önler.

Kadisyon'da platformların bugünkü durumu

Kadisyon Offline'da online siparişler lisansta ayrı bir özellik olarak açılır ve internet ister. Siparişler Koznet Bilişim'in Sipariş Merkezi üzerinden kasaya gelir; işletmeye adres, port ya da sunucu ayarı sorulmaz ve siparişleri bir lisansta tek bilgisayar alır. Platformların bugünkü durumu şöyledir:

  • Trendyol Go: Bağlantı hazırdır. İşletme, satıcı panelindeki Entegrasyon Bilgileri sayfasındaki bilgileri programa yapıştırarak bağlanır. Trendyol Go paneli üzerinden çalışan restoranların GetirYemek siparişleri de aynı bağlantıyla, kendi rozetleriyle gelir.
  • Yemeksepeti: Bağlantı için Koznet Bilişim ile Delivery Hero arasında anlaşma gerekir. Anlaşma tamamlanana kadar programda "Yakında" görünür; Yemeksepeti siparişleri bugün Kadisyon'a gelmez.
  • Migros Yemek: Programda "Yakında" görünür; siparişleri bugün Kadisyon'a gelmez.

Gelen siparişte ekranın köşesinde sesli bir sipariş kartı çıkar; hazırlama süresi seçilerek kabul edilir ya da platformun izin verdiği sebeple reddedilir. Kabul edilen siparişin mutfak fişi kendiliğinden basılır. Mutfakta hazır yapılan sipariş platforma bildirilir, kasada Tükendi yapılan eşlenmiş ürün platformda satıştan kalkar. Raporlar > Satış kanalları bölümünde platform başına sipariş sayısı, ciro ve tahmini komisyon görünür. Program simge durumundayken yeni siparişte Windows bildirimi çıkar ve görev çubuğu yanıp söner. Yedekten geri yüklemeden sonra kasada kaydı olmayan siparişler "Kurtarılan" listesine düşer; mutfak fişi ikinci kez basılmaz. Platform müşterisi için müşteri kartı açılmaz; müşterinin adı, telefonu ve adresi 30 gün sonra silinir, tutarlar ve fiş bilgileri kalır.

Başlamadan önce kontrol listesi

  • Hangi platformlarda satış yaptığınızı ve her birinin programa bugün bağlanıp bağlanamadığını netleştirin.
  • Platformdaki menünüzü kasadaki ürünlerle karşılaştırın; adı ve fiyatı farklı ürünleri önceden belirleyin.
  • Kasa bilgisayarının internet bağlantısını ve kesinti planınızı gözden geçirin.
  • Kabul süresini kaçırmamak için siparişi kimin karşılayacağını belirleyin.
  • Mutfak ve bar yazıcılarının yönlendirmesini online siparişler için de deneyin.

Kadisyon ile online siparişlerinizi nasıl toplayabileceğinizi konuşmak isterseniz teklif ve demo talebi bırakın; ürünün diğer özellikleri için Kadisyon ürün sayfasına bakabilirsiniz. Mutfak tarafının düzeni için mutfak fişi ve yazıcı düzeni rehberimiz de yardımcı olur.